英国公司记录要保存多久？6年会计资料、股东决议、股份交易和HMRC检查指南
英国公司不是只要按时交表就可以。董事还必须保存公司记录和会计记录。HMRC可能进行compliance check，Companies House资料也要有内部文件支撑。
一、公司资金和个人资金要分开
GOV.UK说明，公司是独立法律实体，公司财务和所有者、董事个人财务之间必须清楚区分。
最简单的做法是使用公司商业银行账户，不要把平台收款、供应商付款和个人消费混在一个账户里。
二、公司记录包括什么？
公司应保存关于公司本身的记录，例如：
- 股东信息；
- 股东投票和决议结果；
- 公司未来偿还贷款的承诺；
- 公司赔偿承诺；
- 股份买卖交易；
- 以公司资产作担保的贷款或抵押。
这些记录支撑董事变更、股份转让、PSC和公司治理。
三、会计记录包括什么？
GOV.UK要求会计记录包括：
- 公司收支；
- 公司拥有的资产；
- 公司欠款和应收款；
- 年末库存；
- 库存盘点依据；
- 买卖商品记录；
- 交易对方信息（零售业务有例外）。
还应保存发票、合同、销售记录、银行流水、订单、收据、配送单和其他用于编制账目和税表的资料。
四、记录要保存多久？
通常需要从相关财年结束日起保存 6年。但以下情况可能需要保存更久：
- 交易跨越多个会计期间；
- 公司购买预计使用超过6年的设备或资产；
- Company Tax Return迟交；
- HMRC已经开始税务检查。
五、跨境电商公司建议保存哪些资料？
如果英国公司用于Amazon、eBay、Shopify、TikTok Shop或独立站，建议保存：
- 平台月度报表；
- 收款平台流水；
- 采购发票和物流单；
- 进口VAT和关税记录；
- 仓储费用；
- 广告费发票；
- 退款、赔偿和平台扣费明细；
- 汇率换算依据；
- 与中国供应商的合同和付款记录。
六、资料丢失怎么办？
GOV.UK说明，如果记录丢失、被盗或毁坏且无法替换，公司应尽力重建记录，立即通知Corporation Tax office，并在Company Tax Return中说明。
不要等到报税截止日才告诉会计师资料不见了。
七、总结
英国公司记录保存是董事责任的一部分。建议从公司成立第一天就建立资料夹：Companies House文件、股东决议、股份交易、银行流水、发票合同、平台报表和税务资料分开保存。记录完整，年审、报税、银行KYC和HMRC检查都会更顺利。
原创整理，参考官方来源：Companies House / GOV.UK / HMRC
https://www.gov.uk/running-a-limited-company/company-and-accounting-records